Le bureau flexible, souvent confondu avec le flex office, est un terme qui désigne la location d'espaces de travail pour une durée qui évite le bail 3/6/9 et qui est généralement accompagnée de services et d'équipements. Il est important de noter que le bureau flexible est également la traduction française du flex office et c'est pourquoi ces deux termes peuvent être confondus. Ici, nous parlons bien du mode d'organisation et d'usage des espaces de travail.
Le flex office offre l'avantage de réduire à la fois l'espace nécessaire et les coûts associés à la gestion des espaces de travail.
Cela permet également :
Pour garantir le succès de la mise en place du flex office, il est essentiel de reconnaître qu'il présente également des inconvénients. Il est important de prendre en compte ces différents points pour assurer la réussite de cette forme d'organisation.
Cela comprend également :
Nous avons d'ailleurs mené une étude sur le télétravail et le flex office afin d'identifier les attentes de collaborateurs et des managers. Plus de 500 répondants ont pu apporter leurs visions et besoins dans cette étude du travail hybride.
Le type d'organisation d'une entreprise a souvent une influence sur le style de gestion adopté. Une entreprise avec des bureaux fermés tendra à adopter une approche de gestion directive, tandis qu'une entreprise pratiquant l'espace ouvert adoptera une approche plus persuasive.
Dans le contexte du flex office, il est plus difficile de mettre en œuvre une gestion verticale et il est essentiel de miser sur la confiance de vos collaborateurs.
Dans les styles de gestion axés sur la confiance et la délégation, nous vous recommandons de vous intéresser à la gestion délégative ou participative.
Chez Woby, nous accompagnons les managers dans l'hybridation du travail grâce à différents conseils et différentes fonctionnalités.
Avant de lancer un déploiement du flex office, il est important d'engager l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise, à savoir les collaborateurs, les managers, les représentants du personnel et les directeurs...
Avec notre offre “Work Experience Designer” et sa méthodologie en 5 étapes, nous accompagnons de nombreuses entreprises dans leur réflexion afin que le déroulement du projet soit cohérent.
Nous préconisons de mettre en place des questionnaires pour l'ensemble des collaborateurs et des ateliers d'intelligence collective avec des ambassadeurs.
Le flex office est un projet de transformation d'entreprise profond et il est important que la culture d'entreprise soit également évaluée et adaptée.
Comme évoqué précédemment, il est important de comprendre les attentes des collaborateurs et d'impliquer un maximum d'utilisateurs futurs sur :
Il est important, dans un projet de flex office, d'évaluer et peut-être d'améliorer les cultures d'entreprise. En effet, le flex office a un impact sur les habitudes de travail des salariés au quotidien, et il est important d'associer l'évolution de la culture au passage au flex office :
Le flex office permet à tous les employés de travailler n'importe où dans l'entreprise. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un cloud commun pour tous les salariés, type Google Workplace ou Microsoft 365 et de fournir des outils de communication comme Teams ou Slack.
Pour éviter la suroccupation des espaces, il est crucial d'avoir un outil de réservation qui permet de gérer l'occupation et les plannings de tous les espaces.
Nous vous recommandons évidemment d'utiliser Woby pour :
Ce nouveau modèle d'organisation favorise un style de gestion basé sur la confiance et la transparence, mais il est essentiel d'établir des règles pour assurer une organisation efficace.
Dans le but de prévenir la surpopulation des espaces et de favoriser la propreté de vos locaux, vous pouvez demander à vos employés d'avoir des jours de présence obligatoires (généralement 2j/3j), de ranger et de nettoyer leurs espaces de travail après les avoir utilisés par exemple.
Il est également conseillé de revoir ou de mettre en place une politique de télétravail adapté à cette nouvelle organisation.
Afin de permettre à tous les employés de travailler n'importe où dans les locaux, il est préconisé de veiller à ce que chaque poste de travail dispose des outils nécessaires tels que des écrans et des appareils adaptés à chaque type de travail.
De plus, il est recommandé de fournir à tous les membres de votre organisation le matériel nécessaire pour travailler en dehors des locaux de l'entreprise.
Après avoir adopté le flex office, il est recommandé de mettre en place des questionnaires de satisfaction pour évaluer son succès et résoudre d'éventuels problèmes.
Par exemple, vous pouvez envisager de réaliser ces questionnaires de manière hebdomadaire pendant les trois premiers mois, puis semestriellement par la suite.
Le logiciel de gestion du flex office et du télétravail.
