Découvrez le témoignage de Capucine Virmoux, Chief of Staff de Kymono, l'expert de la culture d'entreprise.
Interview écrite:
Bienvenue et merci
beaucoup pour ce petit moment.
Peux-tu présenter Kymono ?
Yes avec plaisir.
Kymono...
Un peu plus de cinq ans et demi, maintenant. On arrive sur la sixième année et on est des culture designers.
Donc notre métier, c'est de faire rayonner la culture des entreprises à travers différents produits et différents services.
Le premier produit, ça a été les vêtements, objets et enseignes personnalisées, pour les entreprises, pour créer un sentiment d'appartenance entre les équipes.
Deuxième métier qui est arrivé à peu près deux ans après, c'est l'aménagement de bureaux.
Donc comment penser les espaces de travail en fonction de la culture d'une boîte ?
Pour donner envie aux collaborateurs de venir travailler, voire d'être embauché dans une boîte en fonction des locaux.
Troisième métier, ça a été le conseil en culture d'entreprise.
Donc comment formaliser et écrire sa culture d'entreprise.
On nous l'a beaucoup demandé au début de Kymono.
On a écrit une méthodologie qu'on applique aujourd'hui chez beaucoup de clients
pour formaliser la culture et écrire un culture book pour transmettre la culture facilement aux équipes.
Et dernière offre en date, Kymono Life, l'offre événementielle de Kymono.
Créer des moments de vie entre les équipes pour créer vraiment du lien.
D'autant plus post covid ou les équipes sont un peu disséminées à droite, à gauche, en remote ou dans plusieurs...
Plusieurs locaux.
Peux-tu te présenter Capucine ?
Moi, ça fait bientôt quatre ans que je suis chez Kymono.
J'ai commencé en tant que bras droit d'Olivier, donc, notre CEO.
Je devais, voilà, optimiser son temps, gérer ses rendez vous, son agenda.
Assez vite, j'ai voulu en faire un peu plus et aller un peu plus loin dans mes missions.
Maintenant, je suis un Chief Of Staff, donc je m'occupe de toute la gestion des équipes, tant d'un point de vue humain,RH que d'un point de vue office et gestion des projets globaux chez Kymono qui implique plusieurs... plusieurs équipes, plusieurs départements.
Donc c'est des projets assez structurants qui prennent beaucoup de temps pour certains, qui sont plus impactant pour d'autres dans le court terme.
Donc voilà... c'est une super, super aventure et je n'en suis qu'au début. Je pense, aujourd’hui.
Avez-vous changé votre mode travail depuis le covid ? pratiquez-vous le télétravail, si oui comment gérez-vous le travail hybride ?
Alors c'est une bonne question nous.
Moi, quand je suis arrivée chez Kymono, je crois qu'il y avait un
jour de télétravail autorisé par mois et je crois que personne ne le faisait, sauf en cas de week-end ou début de vacances... ouais... voilà...
C'était vraiment exceptionnel.
On doit toujours prévenir en avance parce que sinon c'est vite la gueule de bois qui est un peu déguisé le vendredi matin et en fait, au moment du covid, bah...
grand changement, tout le monde en télétravail, tout le monde doit s'adapter à ce changement là et au retour... compliqué de réimposer ce jour par mois alors que ça faisait deux mois et demi que tout le monde travaillait de chez soi.
Donc on a repensé un petit peu l'organisation, aujourd’hui on a trouvé un modèle qui fonctionne bien.On a deux jours de télétravail autorisés par semaine qui
doivent être non consécutifs.
Pourquoi, parce que c'était souvent le jeudi ou le Vendredi...
Donc ça faisait du jeudi au dimanche chez soi, dans un mood un peu plus maison, un peu plus chill.
Et on s'est rendu compte que ça être plus au bureau, plus ensemble, ça avait plus d'impact sur la productivité, sur le lien qu'on pouvait avoir les uns avec les autres.
Donc qu'aujourd'hui c'est non consécutifs.
Et on a une autre règle, c'est que ce n'est jamais le lundi non plus, puisque le lundi, c’est notre jour consacré aux meetings et aux échanges en équipe, mais aussi inter équipes.
Donc c'est le seul jour ou tout le monde peut vraiment se rencontrer, échanger et discuter de manière un peu plus informelle que via Slack ou des visios.
C'est totalement flexible, mais on aime bien quand même cadrer encore une fois, prévenir à l'avance.
On anticipe les demandes, c'est à dire qu'on demande environ 48heures à l'avance pour que ce soit ... , que ce soit accepté.
Mais voilà, après, chaque équipe le gère comme, comme elle veut.
Les manageurs imposent ou non des règles et des jours communs dans les équipes, c'est assez... il y a des équipes qui adorent être en télétravail, d'autres beaucoup moins parce que typiquement
les équipes commerciales on a un showroom dans lequel on reçoit les clients.
Donc c'est quand même plus sympa d'être là et pas de faire les visites, les rendez-vous en visio, pardon.
Donc voilà, on adapte, mais on est quand même assez, assez flexible.
Et si quelqu'un veut partir d'une semaine en remote à l'autre bout du monde ...
Fine Let's go !
Et on a aussi une personne qui en full remote depuis presque un an maintenant.
C'est Chan un de nos Tech qui lui avait la volonté de partir vivre dans le Sud.
Et en fait, on lui a dit, ne pars pas de chez Kymono pour cette raison là.
Continuons à bosser ensemble, installe toi là bas et reviens nous voir de temps en temps, ce sera avec plaisir...
Pourquoi avez-vous des bureaux à Paris et à Bordeaux ?
Alors pourquoi ?
Hugo, qui est le co-fondateur de Kymono est bordelais à la base et donc a constitué l'équipe de production là bas parce que c'était son cœur d'activité à lui et donc, son réseau était là bas.
Il a donc recruté à la première personne en prod, Céline dans nos locaux à Bordeaux et elle même a recruté ensuite son équipe. Donc ça s'est fait assez naturellement comme ça.
On a aussi une partie de nos équipes commerciales sur un secteur étudiant qui est là bas, donc la marque Kermess.
Et à Paris, c'est toutes les équipes commerciales, donc que ce soit... enfin, tout B.U confondues et tous métiers confondus, puisque la majorité de nos clients sont quand même à Paris ou en tout cas ont une faculté à se déplacer
à Paris assez fréquemment pour venir nous rencontrer, c'est quand même plus plus facile et nos Techs aussi sont à Paris pour, pour la plupart, puisque, voilà, c'est historique et qu'Olivier lui, était
originaire de région parisienne, donc a constitué son équipe comme ça.
Donc dans ce cas là, je commence par Bordeaux.
Donc à Bordeaux, Olivier et d’autres associés ont fondé la Villa Maria.
Donc un hôtel particulier dans Caudéran, pour, pour ceux qui
connaissent, qui est une maison magnifique avec piscine, terrain de pétanque, crèche. Donc plutôt le bureau de rêve, quand on le décrit comme ça.
Et donc nous, on a un étage pour les équipes de Kymono, donc le premier étage.
Effectivement, on est, on fonctionne en îlots.
Dire qu'il y a un îlot dédié à Kermess, donc les équipes étudiantes, un îlot dédié aux équipes de production, donc les acheteurs, les graphistes qui vont faire toutes les maquettes, tous les BAT,
etc...et un petit îlot dédié à la production événementielle de Kymono Life aussi, et c'est des places attitrées.
J'avoue qu'on a un peu cette vieille habitude chacun a sa place, son tiroir et ses petites photos et cartes postales pour certains. Donc ça, c'est un confort qu'on a et qu'on continue d'avoir.
Et à Paris, c'est un peu un peu pareil. On est organisé par îlots, donc on a un espace qui est plus grand.
C’est trois espaces, en fait, qui communiquent entre eux dans nos bureaux à Paris et il y a une salle dédiée aux Sales parce qu’ils passent leur vie au téléphone ou en visio, etc.
Donc on les a un peu mis de côté, mais je suis à côté d'eux et j'adore leur effervescence.
À côté...il y a une grande salle, donc dans laquelle il y a le plus d'activités, donc il y a les fonctions supports finance, marketing, communication, direction artistique et les équipes Kymono Life
et une autre salle avec les Techs que l’on a éloigné au plus des Sales pour qu’ils soient très concentrés et pas trop dérangés et qui eux, bah voilà... sont avec leurs grands écrans, etc...
Mais chacun a vraiment sa place. Moi j'avoue qu'une fois de temps en temps je prends mon ordi, je vais m’asseoir avec certains, parce que c'est sympa et c’est des personnes avec lesquelles
j'échange moins du fait que l'on ne soit pas sur les mêmes îlots, mais.. Mais on a globalement nos habitudes bien, bien tracées.
Comment maintenez-vous le lien social?
J'en parlerai peut être après, mais on a défini la culture d'entreprise d'une manière très simple, qui repose sur quatre piliers et y a un des piliers qui est le pilier rituel.
Donc nous, on a énormément de rituels qui régissent la vie, un petit peu Kymono et du coup l'expérience collaborateurs de chacun. Donc on a pas mal de moments partagés, que ce soient des moments
managériaux type la réunion du lundi matin à 9 h ou tout le monde est ensemble.
Et on définit les objectifs de la semaine comme des moments plus informels, avec un after work toutes les deux semaines le jeudi.
On a aussi un nouveau rituel depuis la depuis quelques mois, qui est le fait qu'une personne ramène une spécialité culinaire soit de sa région, soit faite soi-même, une fois par mois.
Donc tout ça, c'est des petits éléments qui vont permettre à tous ceux qui sont au bureau justement d'échanger plus facilement des personnes qui bossent pas spécialement dans les mêmes
typologies de métiers qui sont, pourquoi pas en stage, d'autre là depuis très longtemps.
Etc... et ça permet vraiment de briser, un peu, la glace et de faciliter les échanges. Donc ces rituels là, ils sont importants et après la navette avec
les deux bureaux aussi est importantes puisqu'on a quand même une grosse partie des équipes, aussi à Bordeaux, on est à peu près 70 % à Paris et 30 % à Bordeaux. Mais il ne faut surtout pas négliger ça.
Donc les rituels sont dupliqués, surtout dans les deux bureaux et ça, je pense que c'est, c’est clé.
Et que c'est un des facteurs de réussite pour une diffusion de la culture optimale. C'est ne jamais négliger un bureau qui est un peu moins nombreux en effectif et... et donc on duplique justement ces... ces rituels qu'on adapte aussi
à leurs habitudes qui ne sont pas forcément les mêmes que les autres. Et après on crée aussi des navettes. Là, aujourd'hui, il y a de nos équipes de Bordeaux qui sont dans les bureaux à Paris.
Moi, j'y vais une fois par mois minimum et pas mal de personnes de l'équipe, voilà... Y vont , se rencontrent, et on... à chaque fois par exemple moi j’y vais. J'organise un verre ou un déjeuner avec tout le monde pour être sûr
d'avoir un moment , un peu plus informel à partager.On a toujours ce fameux lundi qui est imposé, nous. Donc j'avoue que ça arrive, que très rarement.
Ou alors quelqu'un est dans les bureaux de Bordeaux, un Parisien dans les bureaux de Bordeaux un lundi et auquel cas ça peut arriver.
Mais globalement, on a quand même beaucoup d'échanges... tous les vendredis, on a des, on a un report.. qu'on envoie à toute l'équipe auquel beaucoup répondent il y a pas mal d'interactions,
ce n’est pas,... elle n'est pas forcément physique, mais même à distance, on arrive à maintenir, à maintenir ce lien.
Je sais que dans notre équipe Kymono life, donc la partie événementielle, donc leur équipe est vraiment scindée entre les deux bureaux.
Et eux, ils ont un rituel qui s'appelle le week end go et tout le monde va se raconter les prévisions de son week-end le vendredi à 17h30. J'ai prévu de faire ça.Je vais dans tel resto, je vais si,
je vais là, fait un bilan aussi de la semaine, ce qui est sympa pour partir un peu plus, un peu plus relâché et pas avec peut être un goût amer de sa semaine, donc.
Donc il y a ce rituel qui est pas mal, qu'on n'a pas encore élargi à toute l'équipe, parce qu'on est quand même nombreux.
Donc tout le monde raconte son week end à venir, ça risque de faire un peu long.
Mais voilà, ça, c'est un rituel qui fonctionne bien. Pour le multi site justement.
Quelle est votre culture d'entreprise ?
Du coup, la culture, c'est notre métier déjà. Donc nous, on est..., on déteste la phrase“le cordonnier le plus mal chaussé”
Beaucoup, beaucoup de travail sur notre culture. On est vraiment nos premiers clients là dessus.Ça a commencé le premier jour avec les vêtements, objets personnalisés.Tout le monde a de suite eu les
vêtements en Kymono en arrivant, évidemment. Mais du coup, on s'est attelé à définir la culture d'entreprise parce que toutes les définitions qu'on a partout, elles veulent rien dire.
Et on a essayé de clarifier ça au maximum. Et en fait, pour nous, la culture, elle est basée vraiment sur quatre piliers qui sont les fondements mêmes d'une culture.
Le premier pilier, c'est la raison d'être.
Donc, définir le pourquoi d'une entreprise, la raison pour laquelle on se réveille le matin, pour laquelle on travaille. Le deuxième, c'est le système de valeurs.
Donc c'est les pierres angulaires qui vont dicter toutes les actions des décisions, que vont faire tous les collaborateurs au quotidien.
On parle de système parce que je pense qu'elles doivent vraiment fonctionner ensemble,les valeurs.
On ne peut pas se dire aujourd'hui, j'ai pas envie d'être... je ne sais pas...je dis n'importe quoi,
mais bienveillant ou, ou transparent, ça fonctionne ensemble et c'est si il y en a une valeur qui est remise en question.
C'est vraiment le système qu'il faut repenser ou global.
Le troisième pilier, pardon, c'est l'identité, donc c'est... tout ce qui va représenter la culture.
C'est la partie visible de l'iceberg, en faite.
Donc ça peut être: le logo, mais ça peut être aussi plein d'autres choses.
Par exemple, à l'entrée de notre showroom, on a deux grandes colonnes rouges qu'on amène partout avec nous sur tous nos évènements.
C'est aussi comme ça qu'on nous reconnaît. C'est notre “gong”qui est dans le bureau qu'on emmène aussi pas mal avec nous.
On commence à être bien chargés pour nos déplacements. C’est euh... voilà, il y a pleins d'éléments qui constituent l'identité d'une entreprise.
Et le dernier du coup, c’est le rituel ... Effectivement, c'est tous les moments qui sont partagés et un peu
standardiser. C'est à dire qu'ils sont prévus et programmés. Ça ne veut dire qu'on ne laisse pas place à la spont...spontanéité, mais au contraire.
Mais il y a vraiment un cadre qui est donné. Donc, en effet, nous, on a une culture qui est assée forte. On me le dit souvent dans les entretiens que je fais passer. Et c’est j'avoue un succès, c'est de
se dire que ce qu'on dégage à l'extérieur, c'est vraiment ce que nous, on vit et les gens ont envie de nous rejoindre pour ça.
Du coup, la marque employeur selon nous, c’est un, le pilier identité, grosso modo, si je résume, c'est la partie visible de ce qu'on va bien vouloir montrer à l'extérieur.
Et en effet, nous, notre travail autour de la culture, tout ce qu'on fait, tout ce qu'on met en place, on voit l'impact que ça a.
Aujourd'hui, on a énormément de candidatures et énormément de personnes qui nous sollicitent pour, pour échanger avec nous aussi.
Et je pense que dans l'attractivité des talents, ce qui a joué aussi, c'est justement cette flexibilité entre nos bureaux Paris ou Bordeaux.
Qu'on peut potentiellement selon le poste laisser au choix. Et aussi cette flexibilité des deux jours de télétravail.
Cette, cette possibilité d'être en remote au bout d'un certain temps. Chan est resté un peu près un an avec nous, avant de partir.
Est-ce-qu'on pense qu'il faut aussi beaucoup s'imprégner de la culture, du savoir faire et du métier avant, avant de partir, parce que c'est... c’est un gros saut.
Mais je pense que tout, toutes ces briques mises ensemble créent justement un fort atout en terme de marque employeur.
L’organisation hybride et la sobriété énergétique ?
Du coup, avec le télétravail, on le sent, il y a moins de déplacements, donc moins de génération de...
de...carbone. Pardon.
Et aussi, on le remarque, il y a beaucoup, beaucoup de personnes qui font appel à du transport plus green. Donc du vélo, de la marche à pied. On a... par exemple, on bosse avec Startbolt sur la flotte de vélos pour équiper notre équipe.
Donc on a quelques personnes qui se font rembourser la moitié de leur abonnement à vélo pour ne plus prendre les transports en commun et avoir cette flexibilité là.
On a aussi pas mal de personnes qui viennent à pied. Donc forcément là, pour le coup, c'est tout bénef.
Et... après, en terme, un peu plus global dans les bureaux, on a aussi pas mal, pas mal de choses en place.
On a une fontaine à eau Castalie, pour réduire par exemple le nombre de bouteilles en plastique qui sont consommées.
Et après, on a aussi... enfin, des petites...
Je suis un peu une adepte du nudge, donc je mets des post-it un peu partout pour dire pensez à éteindre les lumières, on éteint la machine à café, etc donc je guide un peules actions vers la sobriété comme ça... c'est des habitudes qu'il faut changer, des habitudes personnelles aussi.
Donc voilà, il faut, il faut accompagner tout le monde dans ce changement là.
Comment allez-vous améliorer l'expérience collaborateur ?
Alors pour améliorer l'expérience collaborateur dans les prochaines années, je leur ai posé la question avant que l’on démarre l'interview.
La réponse était: mais rien Capu, ne change rien, tout est parfait.
Évidemment, on va pas rester dans ce, dans ce statu quo, là. Ce n'est pas notre, notre mood.
Mais voilà, l'idée, c'est d'accompagner encore plus l'expérience, parce que je suis convaincu que l'expérience, ce mot là, va être clé dans les prochaines années.
C'est ce qui va compter pour pour les collaborateurs, soit ceux qui sont déjà là, soit ceuxqui vont nous rejoignentensuite.
Mais voilà, chez Kymono, tout le monde est acteur du... de la culture, donc il y a pas mal de personnes qui mettent en place des choses.
Là, on a lancé un nouveau défi, entre guillemets, c'est que deux personnes organisent un moment d'équipe dans le trimestre. Donc nosvolontaires, c'est Charlotte, de l'équipe événementielle,
et Olivier notre CEO. Les deux sont fans de tennis et de padel, donc je pense qu'on a pas trop de suspense sur l'activité qui nous attend.
On a mis en place, à l'initiative d'une personne de l'équipe, une journée chausson le vendredi, justement pour éviter le télétravail.
Le vendredi, c'était sa demande et me dit on n'est pas assez nombreux le vendredi, est ce que tu penses si on vient tous en chausson, ça va ramener du monde.
Allez go, on essaye.
Effectivement, c'est pas mal de travailler en chausson, si on se prête pas mal au jeu.
Donc voilà, on met en place, pas mal de choses.
Je pense qu'on est déjà, entre guillemets, assez avancés. On peut toujours faire mieux, mais ce qui compte, ce n'est pas juste l'expérience, c'est plutôt tout le global autour de la culture qui
est, qui rend les actions et l'expérience vraiment authentique et donc qui va fédérer encore plus les équipes.
Comment voyez-vous le travail en 2023 ?
Vaste question.
Je pense que ça a pas mal évoluer et que voilà. On est qu'au début de cette mouvance de télétravail, de travail justement, hybride aussi.
Nous, on le remarque, on a pas mal de jeunes parents chez Kymono qui ont tendance au début à nous dire que je vais devoirs, faire plus de télétravail, etc .
Au final, ils reviennent un peu sur ce qu’ils disent parce que, être avec les enfants toute la journée, c'est quand même moins cool, que ça peut paraître.
Donc, on en a beaucoup qui viennent aussi plus au bureau que ce à quoi ils s'attendaient.
Et je pense qu'on va aller vers des tendances aussi de remote beaucoup plus... ça va être tout, plus tout l’un ou tout autre.
Je pense, on va avoir comme on l'a avec Chan qui est à Nice, mais aussi des personnes qui vont vouloir aller travailler très loin dans le monde.
Tout est possible aujourd'hui avec tous les outils qu'on a à dispo.
Donc je pense que ça ira vers là. On l'a vu , il y a quelques années avec deux SDR qui étaient parti à Bali pendant quelques mois et en fait, ça n'avait rien changé.
Ils avaient été hyper productifs, ils avaient complètement atteint leurs objectifs.
Donc voilà, rien ne dit qu'il ne faut pas le faire. Et je pense au contraire, on va y aller de plus en plus. Parce que l'évolution, c'est que chacun fait ce qu’il veut, travail d’où il veut et d’où ils se
sentent le mieux et le plus productif.
Dans le prochain épisode de Woby Media, nous aborderons le travail hybride chez Kom.
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