Matthieu Noel, Manager et responsable du Pôle Expertise Comptable du groupe AJC, nous partage son retour d'expérience après 1 an d'utilisation du logiciel Woby pour gérer leur organisation hybride, le flex office et la réservation de ressources.
Au programme, un échange avec Thibault Paternoster, fondateur de Woby, sur :
- l'organisation hybride : gestion des présences au bureau, flexibilité du télétravail,
- une économie de + 1M €,
- les avantages du logiciel : simplicité au quotidien, fluidité, le lien social
- sa perception du travail hybride dans les prochaines années avec une forte croissance du freelancing
En 12 min, découvrez comment Woby a structuré l'entreprise et favorisé le lien et la culture.
On est un cabinet sur Bordeaux, d’une trentaine de personnes.Je suis le manager du pôle expertise comptable.
Quelle est votre organisation hybride ?
On est dans un local un peu petit par rapport au nombre, c’est-à-dire qu’on a plus de personnes que de places assises. On avait donc vraiment besoin d’un logiciel qui pouvait organiser ça. Surtout qu’on n’a pas de bureau attitré donc on est en Flex Office total et il n’y a pas de réglementation pour le télétravail, il n’y a pas de jours imposés, il y a une certaine liberté et une vraie flexibilité par rapport à ça et chacun fait comme il veut.
Du fait qu’on est beaucoup chez les clients, par définition, il y a 50 % du temps de chacun en déplacement, à l’extérieur chez le client mais jamais en même temps. Et les autres 50 % du temps on est au Cabinet. Donc on avait besoin d’une application qui pouvait gérer ces 50% du temps, de façon facile et flexible.
Comment organisez-vous le télétravail ?
Sur une semaine type, il y en a qui vont être 1/2 journée chez le client, il y en a un qui vont être en télétravail parce qu’ils ont envie d’être tranquille chez eux. Parfois parce qu’ils habitent loin, ils vont faire la semaine en télétravail, il y en a qui ont besoin sur un sujet de concentration précis d’être dans une bulle donc ils sont mieux chez eux. Il y a le classique : J’ai mon relevé de compteur EDF qui arrive entre 9 heures et 14 heures. Du coup j’ai besoin de rester chez moi, durant cette période là.
On avait pas envie de mettre de règles parce que selon la disponibilité, on a un esprit de confiance du collaborateur et on voulait que ce soit facile.
Pourquoi passer en Flex Office ?
Déjà, il y avait une contrainte de local, c’est à dire qu’on avait plus de monde que de places assises donc on s’est dit : « si tout le monde est tous les jours au cabinet, bah c’est pas possible », ça c’était la première chose.
Ensuite la deuxième chose, on avait pas du tout envie de déménager surtout pour des questions d’organisation, de places, etc. On est très bien où on est, le local est top ! Le marché immobilier de Bordeaux fait que c’est compliqué. On a commencé à réfléchir, on a commencé à entendre parler du Flex Office dans une Strartup de l’un de nos client qui faisait ça. On a donc commencé à chercher quelle solution pouvait nous aider à concrétiser cette façon de faire et de penser, on est donc tombé sur Woby.
Pourquoi avoir choisi un outil comme Woby ?
Alors on a choisi Woby parce qu'il est simple d’utilisation, c’est très important. L’idée étant que chaque collaborateur ne passe pas des heures à planifier où il va être, sur quel emplacement. Nous on n’a qu’un site, donc il fallait que ce soit facile d’utilisation et rapide. C’est ce que permet Woby.
Et puis, après une visualisation des locaux, rapide, pour dire : tél bureau, tél personne et à tél place..Voilà, une configuration géographique qui est visuelle et rapide d’utilisation.
On avait aussi besoin d’avoir un peu de reporting, parce que nous on avait notre idée de dire que 50% du temps de nos salariés étaient hors cabinet mais on voulait s’en assurer.
Du coup avec Woby, ça confirme ce qu’on pensait. On est un petit cabinet à une petite échelle mais c’est très important. Au début ça a été un peu long à mettre en place parce que tout le monde ne pense pas à remplir sa semaine, c’est une habitude de travail à mettre en place, mais une fois que c’est en place c’est assez clair et il n’y a plus de mauvaise surprise. Parfois il y en a qui se font prendre au jeu et du coup ils restent chez eux, ça fait partie du jeu.
Comment utilisez-vous le logiciel ?
Le vendredi on a un rappel collectif sur l’ensemble du cabinet, un rappel Outlook tout simplement, qui dit : « Merci de renseigner Woby pour la semaine d’après... ». Le collaborateur se connecte à Woby, suivant le planning qu’il a de la semaine, il va parfois en clientèle ou à des rendez-vous. Ensuite il va réserver sur Woby, je me mets à tel place, etc.
Du coup il y en a qui aime bien changer de places, de ne pas être tout le temps au même bureau. Chacun est équipé, on a tous un ordinateur portable et sur les bureaux on a tous un écran fixe pour avoir un double écran, donc le branchement c’est une prise et un HDMI pour brancher le double écran, ça prend 10 secondes. Du coup, il y en a qui préfère tourner parce que, effectivement quand la personne est en télétravail et nous en clientèle, il déclare pas il est hors cabinet. Mais en fait ça nous intéresse peu parce que, comme je vous disais, le télétravail étant hyper flexible, moi j’ai pas de problème à ce qu’il soit en télétravail ou chez un client. Ce qui nous intéresse c’est : savoir si il y a de la place au cabinet ?, est-ce que si tu veux travailler au cabinet tu peux t’installer ?
C’est vraiment l’intérêt de la chose, qu’il soit en clientèle, en vacances, en télétravail, moi ce qui m’importe c’est qu’il ne soit pas là et du coup qu’il libère une place.
Donc notre intérêt premier de Woby est essentiellement de gérer le Flex Office, et qu’on se retrouve pas à se dire : « j’ai réservé une place et enfaite j’ai pas de place.
Les avantages de Woby ?
Sa facilité...et son organisation, sa vision géographique je trouve qui est très parlante, c'est très facile de réserver. Voila c'est vraiment l'avantage premier de Woby.
Le lien social a-t-il évolué ?
Exactement, je suis complètement d'accord parce que par exemple nous on a trois étages. Le premier étage c'est essentiellement des salles de réunion, le premier étage d'avant Woby était consacrée à la partie essentiellement commissariat aux comptes et le dernier étage était consacrée à la partie expertise comptable...
Depuis Woby, tout le monde se mélange et ça c’est plutôt bien parce que comme je le disais on a pas toujours le même voisin, et du coup c'est sympa d'être à côté de gens auxquelles on aurait jamais pensé et qui font autre chose comme activité aussi au sein du cabinet...ça amène une vraie cohésion d’équipe et ça c'est sympa.
Le Flex office ne plait évidemment à tout le monde, on ne peut pas avoir 100% d'acquis, c'est pas possible. Il y en a qui aiment bien avoir leur place, leur bureau, un environnement plus stable...mais bon voilà ça fait partie du jeu...mais bon 90 % de nos salariés sont concquis par le principe de Flex Office, et Woby, après comme je dis, il n'y aura jamais 100%.
Des économies grâce à Woby ?
Si on changeait de locaux, oui il ne fait gagner plusieurs millions, clairement! Si on voulez racheter un bien plus grand que ce que l'on a actuellement, il faudrait rajouter un ou deux millions, facile.
Après ça va peut-être être une finalité en soi parce qu'il y a un moment donné on ne pourra pas continuer, mais en tous cas il nous fait gagner 5 à 10 ans facile.
Quelle la culture d'entreprise d'AJC ?
Alors les valeurs d'AJC :
La première valeur c'est la bienveillance, parce que on considère fortement le le salarié il y'a une une vraie volonté de fidélisation de nos salariés, donc ça va par l’organisation du travail, par cette autonomie, par cette liberté, par cette flexibilité d'organisation de travail, ça c’est indéniable.
Après on reste local, développer localement notre business, de ne pas aller chercher des clients trop loin.
Et notre autre valeur on va dire que c’est l’audace...créer des nouvelles choses, avoir un temps d’avance sur les choses qui se font, donc le Flex office en fait partie parce qu'il y a peu de cabinet je pense qui en font, parce que en plus c'est une profession qui aime bien la stabilité, qui est assez rigoureuse, rigide, donc chacun son bureau etc. Donc on essaye d’être audacieux par rapport à tout ça.
Comment améliorez-vous l'expérience collaborateur ?
C'est une vraie volonté. Par exemple, en décembre on va tous en Dordogne une journée pour planter des arbres parce qu'on a une vraie casquette RSE, entreprise à mission qu'on veut développer.
On essaye de rechercher une association, ou on peut un jour par mois libérer du temps aux salariés pour qu'ils puissent s'inscrirent dans l'association de leur choix.
Entre midi et 14 heures on organise des marches dans un parc...on fait deux séminaires par an avec une activité l'après-midi.
Voila, on essaye de garder cette cohésion d'équipe et puis après on a une console de jeu, des fléchettes, un baby-foot...un peu plus classique...mais oui l'idée est de vraiment fidéliser le salarié et la fidélisation ne passe pas que par le salaire, au contraire, donc on reste dans cette démarche la.
L'évolution du travail hybride selon vous ?
Je pense que le Flex Office va être de plus en plus important, le télétravail va être de plus en plus important...et le Covid a fait que accélérer fortement cette tendance la. Les prix de l'immobilier sont conséquents, les gens ont envies de liberté, de flexibilité, d'autonomie.
Et après je pense que le salariat va peut-être disparaitre...un moment on va être tous à notre compte, soit travailler pour pleins de petites entreprises, soit de travailler pour une entreprise mais en tant que prestataire de service. Alors je parle de ça, dans vingt...trente ans...mais je pense qu'il y'aura plus de gens à leur compte.
Merci à Matthieu Noel pour cette interview transparente qui nous démontre l'impact du flex office dans des TPE/PME !
Le logiciel de gestion du flex office et du télétravail.
