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5 bonnes pratiques pour organiser efficacement le travail hybride

5 bonnes pratiques pour organiser efficacement le travail hybride

Le travail hybride est en vogue dans un grand nombre d’entreprises. Alterner les jours au bureau et les jours à la maison a ouvert les perspectives du travail de demain. Mais attention, pour que cette nouvelle organisation soit viable, son organisation doit être rigoureuse. Quelles sont les bonnes pratiques essentielles pour que le travail hybride soit un facteur de réussite pour votre entreprise ? 

FAVORISER LA COMMUNICATION AU BUREAU COMME À DISTANCE

Le travail hybride peut devenir un mode de travail clivant en fonction du contexte de chacun. Le télétravail offre de nombreux avantages aux collaborateurs, comme le gain de temps sur des trajets bureau/maison ou encore la meilleure gestion des rendez-vous personnels. Pour autant, le télétravail apporte son lot d’inconvénients : isolement, matériel et espaces inadaptés, perte de motivation, difficultés de communication… Dans un contexte de travail hybride, la mise en place d’une communication forte à distance comme en physique est essentielle pour faire face à ces problèmes. Les collaborateurs peuvent ainsi partager leur feedback sur leur expérience à distance et au bureau tout en gardant du lien avec leurs collègues.


Woby favorise la communication : avec l’agenda collaboratif, Woby permet aux collaborateurs de choisir leurs temps de télétravail et leurs temps de présence en fonction de leurs collègues. Ils se retrouvent ainsi sur leur lieu de travail par affinités ou par besoin professionnel (réunion, projet commun, etc.).

CRÉER UN ENVIRONNEMENT PROPICE À LA CONFIANCE

Le travail à distance et l’émergence des lieux de travail multiples ont fait émerger une problématique qui rend le quotidien des managers difficile : savoir où sont leurs équipes. À l’échelle de la semaine, il peut être complexe pour les managers d’avoir une idée claire du nombre de collaborateurs en télétravail et présents au bureau. Plus encore, pendant les temps de télétravail, les équipes se sentent souvent obligées d’être connectées et ceci, à tout moment de la journée. Ces comportements résultent d’un sentiment de manque de confiance, tant du côté des managers que des collaborateurs. Afin d’instaurer une réelle confiance entre les managers et leurs équipes, la communication sur les objectifs de travail à distance est importante. En plus, le partage des règles de télétravail (nombre de jours par semaine, jours fixes ou flexibles, process de déclaration des jours de télétravail) permettra une baisse de la charge mentale pour l’ensemble des collaborateurs.

Woby facilite l’organisation au sein des équipes : grâce à la déclaration des présences et du télétravail, l’application Woby favorise les échanges sains et simplifie considérablement l’organisation du travail hybride au quotidien. En plus, l’app Woby permet de paramétrer les règles de télétravail et d’accès aux différents espaces de l’entreprise !

ACCOMPAGNER LES COLLABORATEURS DANS LE CHANGEMENT

Ce n’est pas nouveau : le changement, quel qu’il soit, est source de réticence et de résistance. Les collaborateurs ont souvent des habitudes bien ancrées et peuvent ne pas être en faveur du changement. Les managers doivent alors comprendre et identifier leurs freins pour y répondre et leur proposer des solutions. Impliquer l’ensemble des équipes dans les démarches de transformation permet de les rassurer sur les bénéfices de la nouvelle organisation. En limitant le risque d’incompréhension et de démotivation, l’engagement des salariés est renforcé. Dans cette optique, la communication interne de l’entreprise doit être fréquente, inclusive et transparente. En présentiel comme à distance, les collaborateurs doivent pouvoir suivre les actualités de l’entreprise sans avoir l’impression de manquer d’information lorsqu’ils ne sont pas sur leur lieu de travail. 

Woby partage les informations : l’application Woby accompagne les collaborateurs dans la découverte de ses fonctionnalités. Ainsi, les collaborateurs ont une meilleure compréhension des enjeux du travail hybride et du flex-office. Ils sont alors en mesure d’optimiser leur quotidien sans incompréhension ou manque de communication !

FORMER L’ENSEMBLE DE L’ENTREPRISE AUX NOUVEAUX OUTILS DIGITAUX

Le télétravail forcé de 2020 a brutalement amené la digitalisation des entreprises. En plus des classiques (ordinateur et téléphone portable), les entreprises ont dû faire face à la multiplication des outils et des logiciels permettant d’optimiser le travail à distance. Parmi eux, on compte les outils de communication et de collaboration tels que Teams ou Zoom ou encore les outils de sécurité informatique pour protéger le parc informatique de l’entreprise, même à distance. Seul problème notable : bien que ces outils soient faits pour faciliter le quotidien des collaborateurs, leur utilisation a trop souvent tourné au cauchemar. Pourquoi ?  Beaucoup d’entreprises ont lésé la formation des équipes et des managers, abandonnés face à ces nouvelles technologies. Les outils digitaux optimisent le quotidien que s’ils sont utilisés à 100% de leur potentiel. La formation aux outils digitaux doit alors être priorisée afin de baisser la charge mentale des équipes et faire des outils numériques un atout pour le travail hybride.

Woby forme à l’utilisation de l’app :  l’application Woby est clé en main et a été pensé pour être au service de collaborateurs sans avoir à passer des heures à apprendre ses fonctionnalités. De plus, Woby propose la Woby Academy offrant un ensemble de vidéos explicatives pour les collaborateurs. 

UTILISER LA DONNÉE POUR AMÉLIORER LE TRAVAIL HYBRIDE

La mise en place d’un outil de gestion du travail hybride permet de fluidifier l’expérience de l’ensemble de l’entreprise. Combien de jours mes collaborateurs sont en télétravail ? Quel espace de travail utilisent-ils le plus ? Quels jours sont-ils le plus nombreux au bureau ? La récolte de données d’utilisation des espaces de travail et de gestion du télétravail permet une analyse profonde du travail hybride. Ainsi, le monitoring de ces données permet aux entreprises d’être dans une optique d’optimisation des process de l’organisation et des espaces de travail. Grâce à cette donnée, vos espaces peuvent être adaptés aux besoins réels des collaborateurs qu’ils soient au bureau ou à distance.

L’app Woby est l’alliée des RH, des collaborateurs, des managers et des office managers : Woby met un back office à disposition des gestionnaires de l’environnement de travail afin d’accéder à des données d’utilisation de l’application et de l’ensemble des bureaux référencés (siège social, tiers lieux, bureaux annexes, etc.). 

Par Thibault Paternoster, fondateur de Woby

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