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Comment mettre en place le flex office ?

COMMENT METTRE EN PLACE LE FLEX OFFICE ?

 

Les entreprises s’adaptent au quotidien aux nouvelles façons de travailler et aux attentes grandissantes des collaborateurs. Télétravail, flex-office, lieux de travail multiples… ces nouveaux modes de travail ont le vent en poupe, particulièrement depuis la crise sanitaire. Les environnements de travail sont en pleine mutation pour répondre aux nouvelles attentes des entreprises et de leurs collaborateurs. Mais, par où commencer pour mettre en place le flex-office ?

 

QU’EST-CE QUE LE FLEX OFFICE ?

 

Le flex-office est une tendance inspirée des codes du coworking offrant une flexibilité importante aux entreprises et aux collaborateurs. Son principe est simple : les espaces de travail en flex-office ne proposent pas de bureaux attribués. Congés, rendez-vous client ou encore télétravail : les collaborateurs ne sont jamais tous présents au bureau au même moment. Partant de ce postulat, le flex-office a trouvé sa place dans les bâtiments tertiaires. Si le taux d’occupation de l’environnement de travail est en moyenne de 60 à 70%, passer au flex-office permet de libérer un nombre considérable de mètres carrés. Ainsi, les 30 à 40% de bureaux inoccupés peuvent être transformés en lieux de rencontre, de collaboration et d’échanges informels. Une autre particularité du flex-office réside dans le fait qu’il nécessite la mise à disposition d’une grande variété d’espaces de travail. Par exemple, certains collaborateurs viendront au bureau pour se concentrer et travailler seuls. D’autres vont avoir besoin d’un espace qui stimule la création pour une réunion d’équipe. Le flex-office offre une nouvelle façon de consommer l’environnement de travail. Le collaborateur va utiliser les espaces qui répondent au mieux à son besoin à l’instant T.

 

PAR OÙ COMMENCER POUR METTRE EN PLACE DU FLEX OFFICE ?

 

·  Mettre en place une politique de télétravail

Un élément essentiel du flex-office est la mise en place d’une politique de télétravail durable. Cette façon de travailler va en effet permettre de réguler le taux d’occupation de l’environnement de travail. Il est donc important de définir quelle politique de télétravail est la plus adaptée aux besoins et envies des collaborateurs et de leurs managers. La façon dont les collaborateurs vont télétravailler influenceront directement la manière dont le flex-office sera implémenté. Le télétravail est-il illimité ? Les jours de présence sont-ils fixes et définis en amont ? Les horaires de travail sont-ils flexibles ? De quel matériel les collaborateurs ont-ils besoin pour télétravailler ? Autant de questions décisives qui permettent de proposer la réponse la plus juste pour l’entreprise et les collaborateurs.  

 

·  Repenser l’aménagement des bureaux

Qui dit flex-office dit transformation de l’environnement de travail. Passer de bureaux traditionnels aux bureaux flexibles requiert une analyse des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. L’aménagement des espaces doit être durable et pensé avec les collaborateurs, premiers consommateurs des bureaux. Il est donc important de comprendre ce que les salariés attendent des temps en présentiel. À quelle fréquence les collaborateurs ont-ils besoin de se réunir ? Quel est le ratio travail individuel/travail collectif ? Qu’est-ce que les collaborateurs vont chercher au bureau qu’ils n’ont pas à leur domicile ? Ces réponses, mises bout à bout, permettent de dessiner l’esquisse du futur environnement de travail flexible.

 

WOBY VOUS ACCOMPAGNE DANS LA GESTION DU FLEX OFFICE

· Woby : un outil de gestion du flex-office

La mise en place du flex-office peut rapidement devenir difficile et chronophage à gérer pour les DRH et les managers. Heureusement, des solutions existent pour optimiser l’organisation de cette nouvelle façon de travailler. Woby a été pensé pour optimiser la gestion du flex-office tout en faisant baisser la charge mentale des salariés et des managers. L’application Woby présente de nombreuses fonctionnalités au service du flex-office :

Gestion des présences : en un clic, les collaborateurs peuvent notifier de leur présence au bureau ou en télétravail ;  

Réservation de poste de travail et de salle de réunion : pour fluidifier l’expérience au sein des espaces de travail et réserver l’espace idéal ;

Animation des espaces : de l’organisation d’événements au partage des règles de vie, la communication est facilitée ;

Pilotage des données : toutes les données d’utilisation des espaces sont disponibles sur le back office de l’app Woby pour optimiser la façon dont les collaborateurs consomment leurs bureaux ;

Agenda collaboratif : l’application Woby permet de prévenir l’isolement du télétravail grâce à son agenda partagé permettant aux collaborateurs de se retrouver au même moment au bureau.

 

Vous souhaitez mettre en place une application de gestion du flex-office ? Contactez-nous !

Par Thibault Paternoster, fondateur de Woby (ex-Coworklib)

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