Bureaux multiples : comment bien les gérer ?

Le bureau unique a laissé place à un ensemble de bureaux. Les collaborateurs se retrouvent au cœur d’un environnement de travail élargi… au service de leur expérience. Du siège social au bureau satellite en passant par les tiers lieux : les collaborateurs ont l’embarras du choix pour aller sur leur lieu de travail.  Mais comment gérer ces multiples espaces efficacement ?

Occupation des espaces : l’heure est à la communication

D’un bureau à l’autre, il n’est pas anodin de voir les collaborateurs faire face à des problématiques et à des besoins différents. La compréhension de vos espaces est un élément essentiel de la gestion des bureaux multiples. Votre premier espace de travail possède de nombreuses salles de réunion ? Votre deuxième espace est-il plus calme que les autres ? Votre troisième lieu de travail est-il très animé ? Chacun de vos espaces de travail correspond à des usages différents et, bien souvent, à une ambiance différente. Vos collaborateurs choisiront leur bureau du jour en fonction de leur emploi du temps, mais aussi de leurs envies ! Connaissent-ils réellement la composition de chacun des espaces de travail auxquels ils ont accès ? La communication de ces informations est en effet essentielle ! Afin de leur permettre de consommer les différents lieux de travail, donnez-leur accès à la liste d’espaces et des ressources mises à leur disposition. Phone box, salles de réunion ou encore espaces de détente : la communication fera la différence ! 

Lien social : les collaborateurs doivent se retrouver

Qui dit bureaux multiples dit souvent collaborateurs dispersés. Qu’ils fassent partie de la même équipe ou de services différents, vos collaborateurs ont probablement envie de se retrouver au même endroit certains jours de la semaine.
Si le flex-office est d’usage dans votre environnement de travail, il est courant de voir les collaborateurs se réunir par affinité ou par métier afin de mener à bien leurs projets du jour. Entre télétravail, congés et bureaux multiples, l’organisation des emplois du temps en fonction des envies et des besoins individuels peut devenir complexe. Complexe… mais pas impossible ! La mise en place d’un agenda collaboratif répond parfaitement à ce besoin. Avec la possibilité de consulter l’agenda de leurs collègues, les collaborateurs deviennent seuls maîtres de leur emploi du temps ! La gestion du présentiel et du télétravail devient un jeu d’enfant pour les managers comme pour les collaborateurs.

Woby : une app pour tous vos bureaux

Grâce à l’application Woby, les bureaux multiples ne sont plus le loup blanc des DRH et office managers ! À portée de clic, les collaborateurs ont accès à l’ensemble des règles spécifiques à votre entreprise concernant le télétravail et les temps de présence au bureau. Grâce à ces informations, les collaborateurs peuvent aisément organiser leur semaine, en spécifiant s’ils seront au bureau (en précisant quel bureau), en télétravail, en déplacement ou encore en congés. Aussi, chaque collaborateur peut avoir accès à l’emploi du temps de ses collègues afin de pouvoir choisir intelligemment son lieu de travail chaque jour de la semaine. Avec Woby, l’ère des jours de travail solitaires est bel et bien terminée ! Plus encore, l’application Woby présente l’ensemble des ressources dans chaque lieu de travail : phone box, salle de réunion, bureau en flex-office, etc. Avec cette fonctionnalité, aucun risque d’arriver dans un bureau qui ne correspond pas aux besoins de vos collaborateurs. Enfin, l’ensemble de ces données d’utilisation et d’occupation des espaces est communiqué aux managers, aux office managers ou aux DRH afin de monitorer l’utilisation des différents lieux de travail et assurer le respect des règles et des conditions de télétravail.

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