Caterina Badami, Responsable des Richesses Humaines du Groupe Amarris, fiduciaire comptable, nous partage son retour d'expérience après un an et demi d'utilisation du logiciel Woby pour gérer leur organisation hybride, le multi-sites et le flex office.
Au programme :
En 12 min, découvrez comment Woby a révolutionné l'organisation du groupe et de ses 450 collaborateurs.
Introduction :
Moi, c'est Caterina. Je suis Responsable des Richesses Humaines, c'est ainsi qu'on a choisi de me désigner chez Amarris. Amarris est une fiduciaire digitale qui est d'abord née à Nantes grâce à Claude Robin. Quand il a obtenu son titre d'expert-comptable, il s'est installé et a su s'entourer des bonnes personnes dont il avait besoin.
Aujourd'hui, Amarris compte environ 450 employés en France. Par la suite, il a rencontré les responsables du bureau de Bruxelles et ils ont constaté qu'ils partageaient la même vision de la numérisation. Ils ont identifié un projet d'envergure à réaliser, et ainsi Amarris Belgique est né.
Aujourd'hui, Amarris compte cinq bureaux à travers Bruxelles et la Wallonie, regroupant environ 80 personnes.
Quelle est votre organisation Hybride ?
Nous ne sommes pas en full télétravail. En effet, nous travaillons deux jours en télétravail, le mardi et le jeudi, les jours où tout le monde est présent au bureau. Les autres jours sont flexibles, les employés peuvent choisir de travailler en télétravail ou au bureau, en fonction de leur organisation personnelle. Certains préfèrent venir au bureau tous les jours, tandis que d'autres préfèrent venir seulement deux jours par semaine. Cette flexibilité s'applique également aux horaires, ce qui permet aux équipes d'interagir de manière agréable dans une atmosphère conviviale.
Nous avons également des collègues qui travaillent entièrement en télétravail, comme une collègue basée en Jordanie et un autre au Portugal. Bien que le télétravail à temps plein ne soit pas dans l'ADN d'Amarris, cela fonctionne très bien pour nous. Nous utilisons Teams pour communiquer, et il c'est comme si les collaborateurs étaient avec nous. Ils nous rendent visite de temps en temps pour des réunions et participent à des Team Building, donc c'est assez sympa.
Comment gérez vous la présence au bureau ?
Nous n'avons pas de bureaux attitrés, c'est pourquoi Woby correspond parfaitement à nos besoins. Nous travaillons dans de grands open space, et chacun indique quand il sera au bureau et quand il sera en congé. Cela nous permet d'organiser des réunions, des formations et de savoir où se trouvent nos collègues pour des projets communs. Les gens sont flexibles et s'installent où ils le souhaitent. En fin de journée, ils libèrent leur place pour favoriser un environnement de « clean desk », ce qui encourage les interactions avec différents collègues.
Pourquoi avoir mis en place un outil comme Woby ?
Nous sommes en pleine croissance, mais notre organisation n'était pas optimisée. Nous avions besoin de savoir où se trouvaient nos employés, surtout lorsque vous travaillez dans un espace sans bureaux attitrés. Woby a été la clé du succès de cette nouvelle organisation, car il permet à chacun d'indiquer sa présence au bureau, en congé, ou en déplacement vers d'autres sites. Cela répond parfaitement à nos besoins au quotidien.
A quoi vous sert Woby au quotidien ?
Woby nous permet de mettre un cadre à notre organisation qui est super flexible. Les employés viennent au bureau et repartent quand ils le souhaitent, tout en respectant un horaire de base. Nous avons confiance en nos collaborateurs, ce qui les incite à donner 100% de leur temps, de leur énergie, et de venir travailler dans une super ambiance. Woby correspond parfaitement à notre image moderne et flexible, qui fait partie de notre ADN. Cet outil a révolutionné notre manière de gérer l'entreprise et de la piloter selon nos besoins.
Woby ça nous a permis de gérer l’espace qu’on avait sur Bruxelles, là on vient de prendre un deuxième bureau, parce qu’on est vraiment de trop donc on n’a plus assez de bureau flex. Mais Woby nous a vraiment permis de nous dire : “ok on a géré là jusqu’à présent, maintenant on a engagé des effectifs en plus, là c’est trop petit il faut qu’on prenne une nouvelle structure” et c’est génial. Tu vois, parce que parfois tu voudrais te précipiter dans la location, dans un espace plus grand puis finalement tu te rends compte que t’en avais peut être pas besoin. Là c’est peut être un argument que vous n’avez pas mis en avant jusqu’à présent, c’est un argument qui est pour moi sympa aussi.
Le coût immobilier a-t-il été réduit ?
Bien que cela n'ait pas eu un impact direct, Woby nous a permis de mieux gérer notre espace existant. Au lieu d'agrandir nos bureaux, nous avons réparti les employés sur des jours différents, ce qui fonctionne très bien. Woby nous a aidés à gérer nos coûts de manière plus efficace, ce qui n'était pas l'objectif initial, mais qui est devenu un avantage évident. Cela nous permet d'utiliser les ressources financières pour d'autres projets.
Comment maintenez-vous le lien social ?
Ce qui détermine Amarris, c’est l’accueil des nouveaux collaborateurs, parce que quand on commence un nouveau job t’es toujours hyper stressé. Pour briser la glace, nous organisons un petit-déjeuner d'accueil, qui permet de mettre les nouveaux employés en confiance. Nous organisons également des événements de team building off site, ainsi que des activités en après-midi ou en soirée, ça met la personne en confiance parce que souvent quand tu arrives dans une nouvelle boîte, t’as vu le DRH, t’as peut être vu le manager avec qui tu vas bosser, mais t’as peut être pas forcément vu l’équipe.
L'engagement dans la Responsabilité Sociale d'Entreprise (RSE) est très important pour nous, et nous mettons en place des projets et des actions liés à la RSE. Cela renforce notre image dynamique et notre engagement envers le climat, l'environnement, et la réduction de notre empreinte carbone.
Comment se traduit votre culture ?
On la matérialise par le fait qu’on est chill et décontracté, mais attention on est des comptables donc on est aussi très pro. La bienveillance et bien-être, voilà c’est vraiment ce qu’on met en place chez nous, c’est nos valeurs.
On essaye aussi de les faire transparaître à chaque étapes, soit parce que t’es un client soit parce que t’es un collab. Et voilà quand t’as une interview bah c’est là aussi que tu essayes d’attirer des collaborateurs en étant bienveillant, côté bien être etc. ça fait parti de notre image de marque et ADN parce que forcément la compta, le métier de comptable ce n’est pas un métier facile et donc notre rôle c’est vraiment d’essayer de l’alléger un maximum pour que les gens puissent être épanouis dans leur boulot.
Vision de l'évolution du travail d'ici 2030 :
On va évoluer peut être pas en full remote mais le fait de permettre à des collaborateurs de les suivre dans leur projet de vie, ça c’est vraiment ce qu’on pourra mettre en place par la suite, c’est à dire : t’as envie d’aller passer 1 an, 2 ans, 3 ans à l’étranger parce que tout simplement ton conjoint a une nouvelle mission ou t’as envie de découvrir ce pays là. Bah tu peux continuer a bosser pour nous, on est content de toi, c’est triste souvent les gens on est obligé de se séparer d’eux parce qu’on n’a pas de solutions quand ils partent à l’étranger.
Ici on a déjà fait nos preuves, ça fonctionne super bien. Et c’est quelque chose je pense, qu’on va peut être pouvoir offrir un peu plus… la mobilité aussi : c’est que parfois tu déménages, bon la Belgique elle est plus petite que la France forcément mais quand tu déménages d’une région à l’autre souvent ça t’impacte sur ton travail, t’es obligé de quitter ton employeur parce que les trajets sont assez long, et forcément pour le côté bien-être t’as pas envie de devoir rester deux ou trois heures dans ta voiture pour aller bosser et donc le fait qu’on ait des bureaux qui sont répartis un peu partout nous permet aussi à l’avenir d’offrir cette possibilité de mobilité.
Je pense que oui le télétravail va rester et se renforcer à l’avenir pour pouvoir continuer a rester créatif, a rester dans un cadre précis parce que tu peux faire du télétravail sans respecter un cadre, mais le cadre est important. Et quand il y a un cadre que les gens savent ce qu’ils doivent faire, ils évoluent milles fois mieux que quand il n’y en a pas. Parce que trop de liberté tue ce côté confiance, confiance en soi, simplement parce que tu as peur. C’est comme un enfant quand il apprend a marcher, quand il n’a pas de cadre il est perdu, il n’est pas bien, se sent en inconfort, bah les collabs c’est la même chose enfaite.
Définition de Woby en une phrase :
Woby représente une organisation dans la joie, la bonne humeur et la cohésion d'équipe.
Merci à Caterina Badami pour cette interview fascinante !
Le logiciel de gestion du flex office et du télétravail.
